Comment monter une veille économique documentaire territoriale ?
Observer l’évolution économique de son territoire est de plus en plus une nécessité pour comprendre son évolution, ses forces, ses faiblesses, les acteurs et secteurs clés. C’est un préalable incontournable du métier du développeur économique en s’appuyant notamment sur la démarche de prospection, de l’animation et de l’anticipation :
En effet, il vaut mieux prospecter sur des secteurs qui ont leur place sur le territoire et qui s’inscrivent dans sa stratégie plutôt que de partir à l’aventure.
Il est difficile de connaître tous les secteurs, acteurs clés, têtes de réseaux et produits émergents du territoire mais il est tout de même possible de conserver des éléments de base, lesquels pourront être approfondis si l’actualité économique locale l’exige.
I/ Quels supports documentaires gérer et à quel coût?
La plupart des services n’ont pas les moyens matériels et humains de disposer d’un véritable centre de documentation économique. D’autre part, la gestion documentaire et l’indexation des documents sont un métier spécifique mais avec quelques règles simples et peu coûteuses, il est possible de disposer d’une première documentation qui viendra compléter les données sur les entreprises et les secteurs d’activité que l’observatoire économique gérera. L’objectif de cette première documentation est de pouvoir répondre rapidement à une demande des élus ou de la Direction Générale en consacrant moins d’une heure à constituer un dossier technique crédible :
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Il est inutile de balayer toutes les activités. La première étape est de connaître à minima les secteurs et acteurs clé. Disposer d’un observatoire traitant les données des entreprises de son territoire permet de cibler les sources à rechercher.
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La connaissance du tissu d’entreprises permet d’identifier les « têtes de réseau », acteurs économiques jouant un rôle clé dans une filière ou sur un produit.
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Internet est une source gratuite, souvent « bruyante » mais chacun sait globalement faire le tri entre les informations pertinentes et les autres. Il faut donc s’appuyer en priorité sur cette source.
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En complément, il est possible d’acheter les publications professionnelles des secteurs clé. C’est la seule source de dépense, le reste peut être obtenu gratuitement (rapports d’activité, bilans sociaux des entreprises de plus de 300 salariés, etc.).
II/ Comment organiser au moindre coût l’information numérique sur l’économie de son territoire ?
La démarche s’appuie sur la création de répertoires spécialisés dans lesquels seront sauvegardés les articles récupérés (documents Word, PDF, parfois HTML) sur Internet :
- Données territoriales globales : On y stockera les informations sur la commune, l’EPCI, le Département et la région provenant par exemple de l’INSEE régional, de la CCI , etc.
- Données concernant les territoires « concurrents » : Il s’agit de connaître comment les autres territoires se situent et communiquent.
- Données sectorielles. Après avoir identifié les secteurs et filières clés du territoire, il s’agit de créer autant de répertoires que de secteurs stratégiques.
- Données d’entreprises. De même, un répertoire par entreprise stratégique est créé. Des entreprises hors territoire peuvent également être prises en compte si elles sont concurrentes d’un acteur majeur ou font partie d’un projet territorial.
- Dossiers produits ou innovations. La collectivité peut vouloir suivre des produits innovants et créer ainsi des répertoires par types de produits ou d’innovation.
- Données thématiques. Différents thèmes d’actualité peuvent être gérés sur le même principe : fiscalité, gestion prévisionnelle de l’emploi et des carrières, etc.
La conservation des informations numériques dans des répertoires dédiés à chaque type d’information permet d’accumuler un matériau sur le territoire, les branches, les acteurs, les autres territoires, les enjeux sociaux et sociétaux du moment. Il n’est pas nécessaire de les lire au fur et à mesure de leur récupération mais en disposer à l’avance permet de gagner un temps précieux.
On dispose ainsi de six répertoires d’informations (ou davantage selon les besoins) et au sein de chacun des répertoires « maîtres » (données territoriales globales, territoires concurrents, secteurs, acteurs, produits, thèmes), on trouvera autant de sous répertoires que de sujets à traiter.Toutefois, ces informations ne sont « indexées » que par un mot clé unique (le nom du répertoire) et peut s’avérer insuffisant au fil du temps, lorsque le nombre de documents augmente. Deux possibilités existent alors :
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Dès la création de la documentation simplifiée, rien n’interdit de copier un document dans plusieurs répertoires différents s’il traite de plusieurs sujets.
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Lors de la création ou l’enregistrement des documents sous format numérique on peut compléter les propriétés du document en indiquant l’objet, la catégorie, les mots clefs, un commentaire, etc.
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Au fil de l’évolution de cette documentation, on peut créer des sous répertoire thématiques, en fonction de la quantité de documents disponibles et de leur pertinence.
B/ Traiter le temps.
Deux principes doivent être retenus :
Noter les « bonnes pratiques ». Si le service met en place une documentation simplifiée, il est indispensable de créer un document décrivant les principes et le contenu des répertoires afin que tout nouvel arrivant dans le service conserve la logique précédente (ou qu’elle évolue dans le cadre de réunions de travail dans lesquelles les changements sont expliqués et notés dans le guide méthodologique).
Annualiser l’information. Le volume d’informations peut augmenter rapidement selon les sujets. Il faut alors créer des répertoires annuels voire mensuels au sein du répertoire thématique concerné.
Favoris et flux RSS
La mise en place de cette gestion des informations numériques prend un peu de temps. Il est nécessaire de conserver trace des recherches de deux façons :
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En conservant les sites intéressants dans sa liste de favoris.
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En mettant en place une gestion des flux RSS (famille de formats utilisés pour la diffusion d’actualités sur Internet).
Faire attention au « Photocopillage »
Il est essentiel de préserver le droit d’auteur. Une impression des articles pour les joindre à un dossier sur une entreprise (données sur le secteur, sur l’entreprise elle-même, etc.) peut être autorisée si elle n’est pas systématique. Par contre, si la collectivité prend l’habitude de préparer des dossiers documentaires en y intégrant largement des copies d’articles, alors le droit d’auteur s’applique et il sera nécessaire de déclarer ces copies.
Par contre, ressaisir un extrait du document (en citant ses sources bien sur) est parfaitement légal.
III/ Comment organiser à moindre coût l’information papier ?
Une démarche du même type est possible pour certains documents papiers : Articles de presse qui peuvent être conservés dans des dossiers structurés sur le même principe, demande des rapports d’activité des grandes entreprises (et bilans sociaux des entreprises de plus de 300 salariés), revues professionnelles, etc.
En conclusion, L’articulation de ces deux méthodes simples permet à un service ayant peu de moyens matériels et financiers de suivre au jour le jour les enjeux clés du territoire. Un tel travail s’articule à la mise en place et au suivi d’un observatoire économique territorial. Notre expérience montre qu’une bonne organisation de ces deux aspects permet de gérer correctement les besoins d’information, notamment dans des contextes d’urgence.
Il s’agit d’une première forme d’intelligence économique territoriale dont certains points seront détaillés dans des fiches à venir (identifier les « têtes de réseau », mettre en place un suivi des flux RSS).
En savoir plus.
ADNX : Association pour la documentation numérique. Elle a pour objet e favoriser la diffusion et la promotion des ressources libres en matière de documentation numérique.
L’indexation du document numérique : méthodes et outils d’indexation automatisée. Des formations sont dispensées par différentes structures, notamment l’INTD, l’URFIST Rennes, etc.
Formations : l’INTD (CNAM) est spécialisé dans la formation documentaire et organise régulièrement des séminaires et journées d’étude sur le sujet.
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